Den Arbeitsumfang begrenzen
Wählen Sie die Projekte aus, die unterwegs wirklich gebraucht werden. Denken Sie an Anlagen, Bilder, Vorlagen und andere verknüpfte Bestandteile. Eine Präsentation kann sich öffnen und trotzdem fehlende Medien anzeigen. Prüfen Sie außerdem, ob die benötigte Anwendung offline arbeitet oder regelmäßig eine Anmeldung beziehungsweise Lizenzprüfung verlangt.
Kontrollieren Sie den freien lokalen Speicherplatz. Das Herunterladen eines großen gesamten Cloud-Bestands kann unnötig Platz verbrauchen und lange dauern. Für OneDrive unter Windows lässt sich benötigtes Material über die Option zum dauerhaften Behalten auf diesem Gerät bereitstellen. Warten Sie, bis der Download abgeschlossen ist; die bloße Auswahl der Option ist noch keine Bestätigung.
Den Offline-Zustand wirklich testen
Trennen Sie die Internetverbindung für einen kurzen kontrollierten Versuch und öffnen Sie mehrere benötigte Dateien. Prüfen Sie nicht nur eine bereits zuvor geöffnete Datei, die zufällig im Zwischenspeicher liegt. Öffnen Sie auch einen bislang unbenutzten Anhang oder eine untergeordnete Datei. Stellen Sie danach die Verbindung wieder her.
Wenn unterwegs bearbeitet wird, stimmen Sie mit anderen Personen ab, welche Dateien vorübergehend nicht gemeinsam geändert werden sollten. Offline-Bearbeitung kann später Konfliktkopien verursachen. Halten Sie wichtige Änderungen nachvollziehbar fest und überschreiben Sie beim Wiederverbinden nicht blind eine andere Fassung.
Nach der Reise aufräumen
Lassen Sie neue Änderungen vollständig synchronisieren und kontrollieren Sie den Status. Prüfen Sie wichtige Ergebnisse zusätzlich über ein anderes Gerät oder die Webansicht. Erst danach kann lokal belegter Platz mit der dafür vorgesehenen Funktion wieder freigegeben werden. Das normale Löschen einer Datei ist etwas anderes und kann auch die Cloud-Kopie entfernen.
Entfernen Sie vertrauliche Reisekopien nach den geltenden Arbeitsregeln, besonders wenn ein geliehenes Gerät verwendet wurde. Eine offline verfügbare Datei bleibt ein lokaler Datenbestand, auch wenn sie ursprünglich aus der Cloud stammt. Die Vorbereitung sollte daher nicht nur den Zugriff, sondern auch Schutz und spätere Ablage berücksichtigen.
