Persönliche und gemeinsame Bereiche trennen
Legen Sie fest, welche Aufgaben am Gerät erledigt werden und welche Dateien tatsächlich gemeinsam verfügbar sein sollen. Persönliche Benutzerkonten helfen, Einstellungen und Sitzungen auseinanderzuhalten. Ein gemeinsamer Projektordner sollte über vorgesehene Rechte zugänglich sein, nicht über das Passwort einer einzelnen Person.
Ein Browserprofil ist dabei nicht dasselbe wie ein eigenes Betriebssystemkonto. Es kann Arbeitskontexte ordnen, bietet aber nicht automatisch dieselbe Trennung zwischen Benutzern des Computers. Für einen öffentlich oder wechselnd verwendeten Platz kann eine spezielle verwaltete Konfiguration nötig sein; diese sollte die zuständige IT-Stelle einrichten.
Den Wechsel praktisch testen
Melden Sie sich mit einem vorgesehenen Testkonto an, öffnen Sie eine unkritische Datei und speichern Sie sie am richtigen Ort. Melden Sie sich anschließend ab und wechseln Sie zum nächsten berechtigten Konto. Prüfen Sie, ob gemeinsame Arbeit erreichbar bleibt, während persönliche Browser- und E-Mail-Sitzungen nicht einfach weiterverwendet werden.
Klappen Sie den Laptop nicht nur zu und übergeben ihn als vermeintlich abgemeldet. Speichern, Sperren, Benutzerwechsel und Abmelden sind unterschiedliche Vorgänge. Zeigen Sie den Nutzern den für den Arbeitsplatz vorgesehenen Ablauf und prüfen Sie, was der nächste Nutzer tatsächlich vorfindet.
Pflege und freie Kapazität organisieren
Bestimmen Sie, wer Updates, Anwendungen und Speicherplatz kontrolliert. Mehrere Profile können lokale Kopien und Downloads ansammeln. Löschen Sie solche Daten nicht wahllos, sondern klären Sie zunächst, ob sie noch benötigt und anderweitig gesichert sind. Bei verwalteten Profilen gelten die vorgesehenen Aufbewahrungs- und Bereinigungsverfahren.
Halten Sie eine kurze Notiz mit dem vorgesehenen Anmeldeweg, gemeinsamer Ablage und Supportkontakt am zugänglichen Ort bereit. Sie enthält keine Passwörter. Wenn jemand den Platz nicht mehr nutzt, wird dessen Zugang nach dem abgestimmten Ablauf geprüft, statt unbemerkt als dauerhaft verfügbarer Ersatzaccount bestehen zu bleiben.
