Ein Projekt bekommt einen erkennbaren Ort
Wählen Sie einen gemeinsamen Ausgangspunkt für aktive Projekte. Ein Ordnername aus Jahr, kurzer Projektkennung und verständlichem Namen kann gleichartige Aufträge unterscheiden. Verwenden Sie keine vertraulichen Angaben im Namen, wenn dieser in Freigaben oder Bildschirmansichten sichtbar werden kann. Legen Sie fest, welcher Ordner die maßgebliche Arbeitsablage ist.
Innerhalb eines Projekts reichen zunächst wenige Bereiche, die echte Unterschiede abbilden: eingegangene Unterlagen, bearbeitbare Arbeitsdateien und freigegebene Ergebnisse. Ergänzen Sie Unterordner erst, wenn die Menge oder der Ablauf es erfordert. Eine leere Hierarchie mit vielen Ebenen macht kleine Projekte nicht übersichtlicher.
Ein Beispiel durchspielen
Nehmen Sie einen Auftrag mit einer erhaltenen Vorlage, mehreren eigenen Entwürfen und einer versandten Endfassung. Die Vorlage bleibt unverändert im Eingangsbereich. Entwürfe liegen im Arbeitsbereich, während die tatsächlich versandte Fassung eindeutig als Ergebnis erkennbar ist. Eine kurze Notiz kann festhalten, an wen welche Fassung ging, ohne dafür mehrere widersprüchliche Hauptkopien anzulegen.
Prüfen Sie auch Querverbindungen. Wenn eine Präsentation Bilder aus einem Unterordner verwendet, darf dessen Umbenennung die Verknüpfungen nicht unbemerkt beschädigen. Bei Fachprogrammen sollten Projekte mit deren eigener Sammel- oder Exportfunktion übergeben werden. Die sichtbare Hauptdatei enthält nicht immer alle benötigten Bestandteile.
Umstellen ohne Chaos
Testen Sie die Struktur zunächst mit einem neuen Projekt. Verschieben Sie nicht während laufender Zusammenarbeit sämtliche bestehenden Ordner. Informieren Sie Beteiligte über den vorgesehenen Speicherort und prüfen Sie Freigaben, Verknüpfungen und Sicherungsumfang. Ein verschobener Ordner kann weiterhin existieren, aber aus einer automatischen Sicherung herausfallen.
Für vorläufig ungeklärte Dateien kann ein kleiner Eingangsordner dienen, sofern jemand ihn regelmäßig auflöst. Er darf nicht zur dauerhaften zweiten Ablage werden. Archivieren Sie abgeschlossene Projekte nach einem erkennbaren Übergang und behalten Sie eine kurze Beschreibung ihres Inhalts. Die Struktur funktioniert dann nicht nur heute, sondern auch wenn ein Projekt Monate später wieder aufgegriffen wird.
